.
چرا شرکت‌های بازرگانی ایرانی به سیستم سفارشات خارجی نیاز دارند؟
در سال‌های اخیر، فعالیت در حوزه بازرگانی خارجی برای شرکت‌های ایرانی پیچیده‌تر از همیشه شده است.
نوسانات نرخ ارز، تغییرات بخشنامه‌های گمرکی، محدودیت‌های بانکی بین‌المللی، هزینه‌های متغیر حمل‌ونقل و ریسک‌های متعدد تأمین کالا باعث شده مدیریت سفارشات خارجی بدون یک سیستم یکپارچه و هوشمند، به یک چالش جدی تبدیل شود.
بسیاری از شرکت‌های بازرگانی همچنان فرآیندهای کلیدی خود را با Excel، پیام‌رسان‌ها و هماهنگی‌های پراکنده انجام می‌دهند. نتیجه چیست؟
- عدم شفافیت در وضعیت سفارش‌ها
- هزینه‌های پنهان و محاسبات اشتباه در بهای تمام‌شده
- تاخیر در تحویل کالا به‌علت نبود سیستم هشداردهی
- مشکلات در اسناد حمل و گمرک
- ریسک بالا در تصمیم‌گیری تأمین‌کننده
- بی‌نظمی در ثبت هزینه‌ها، حواله‌ها و عملیات حمل
در چنین شرایطی، داشتن یک «سیستم سفارشات خارجی دقیق، یکپارچه و هوشمند» نه‌تنها ضروری، بلکه مزیت رقابتی اصلی شرکت‌های بازرگانی است.
سیستم پیشرفته سفارشات خارجی مهفا با تحلیل نیازهای واقعی کسب وکارهای ایرانی و چالش‌های روز واردات، توسعه یافته است تا :
✔ فرآیندها را یکپارچه کند
✔ هزینه‌ها را شفاف و کنترل‌پذیر کند
✔ ریسک عملیات واردات را کاهش دهد
✔ و نهایتاً سرعت و دقت تیم بازرگانی را چند برابر کند
.
در ادامه، ویژگی‌های نسخهٔ پیشرفته مهفا را با جزئیات کامل مشاهده می‌کنید:
۱. مدیریت کامل پروفرما و اسناد بازرگانی
- ثبت پروفرما با جزئیات کامل کالا، مقدار، قیمت، مشخصات فنی
- تعریف فروشندگان، سوابق همکاری و رتبه‌بندی براساس عملکرد
- ثبت تاریخ انقضا، دوره اعتبار و اعلام هشدار قبل از سررسید
- نگهداری کلیه ضمائم مرتبط (PDF، تصویر، Excel و...)
۲. مدیریت اطلاعات حمل (Shipment Management)
ثبت اطلاعات حمل برای هر سفارش شامل:
- مبدا، مقصد، روش حمل (دریایی/هوایی/زمینی)، شماره کانتینر، کارگو، بیمه و...
- ثبت شرکت حمل‌ونقل و مسیرهای بین‌المللی و داخلی
- تعیین راننده و وسیله نقلیه
- مدیریت زمان‌بندی ورود به گمرک، خروج از مبدأ و ETA
- ثبت بیمه محموله‌ها (All Risk، FPA، ICC A/B/C و …) با جزئیات کامل
۳. مدیریت بیمه محموله‌ها
- ثبت نوع بیمه، پوشش‌ها، شرایط بیمه‌نامه و هزینه بیمه
- نگهداری ضمائم بیمه‌نامه
- صدور هشدار نزدیک شدن تاریخ پایان بیمه
- صدور هشدارعدم تطابق اطلاعات بیمه با حمل
۴. محاسبۀ هوشمند هزینه‌ها (Landing Cost)
- ثبت و مدیریت انواع هزینه‌های واردات:
- هزینه‌های حمل بین‌المللی
- هزینه‌های گمرکی، تعرفه‌ها، انبارداری، دموراژ
- هزینه‌های بانکی و حواله ارزی
- هزینه‌های بیمه، بازرسی، تست، استاندارد
- هزینه‌های متفرقه
- ثبت نوع هزینه، نوع ارز، مبلغ، تاریخ و توضیحات
- محاسبۀ خودکار مجموع هزینه‌ها
- محاسبه بهای تمام‌شده هر کالا با تقسیم هزینه‌ها بر خطوط پروفرما
۵. مدیریت کامل حواله‌های ارزی
- ثبت حواله‌های صادرشده
- ثبت کارمزد، نرخ تبدیل، ارز مبدا/مقصد
- پیگیری وضعیت حواله و هشدار هنگام سررسید
- گزارش‌گیری دقیق از پرداخت‌های انجام‌شده
۶. مدیریت گمرک و ترخیص
- تعریف گمرکات
- ثبت ترخیص‌کاران + رتبه‌بندی براساس عملکرد
- ثبت هزینه‌های ترخیص، اسناد و مراحل کار
- هشدار برای تأخیر ورود به گمرک
۷. سیستم هشدار و یادآوری پیشرفته (Notifications Center)
سیستم مهفا مجموعه‌ای از هشدارهای هوشمند دارد که به‌شدت از تأخیرها و زیان‌های احتمالی جلوگیری می‌کند:
- سررسید حواله‌های ارزی
- تاخیر ورود محموله‌ها به گمرک
- بیمه‌های در حال انقضا
- اطلاعات حمل تأخیر خورده
- تاریخ انقضای پروفرما
- هزینه‌های غیرعادی یا غیرمنتظره
۸. گزارش‌گیری حرفه‌ای و داشبورد مدیریتی
- گزارش هزینه‌های هر پروفرما
- گزارش بهای تمام‌شده کالا
- گزارش عملکرد تأمین‌کنندگان
- گزارش وضعیت محموله‌ها
- گزارش روند پرداخت‌های ارزی
- نمودارهای مدیریتی برای تحلیل سریع وضعیت خرید خارجی
۹. نگهداری ضمائم در تمام مراحل
- ضمیمه‌کردن نامحدود فایل‌ها در پروفرما، حمل، بیمه، هزینه‌ها، حواله‌ها و…
- دسته‌بندی و جستجوی سریع
.
جمع‌بندی
سیستم پیشرفته سفارشات خارجی مهفا یک ابزار تخصصی برای شرکت‌های بازرگانی است که کلیه فرآیندهای واردات را یکپارچه، دقیق، سریع و قابل کنترل می‌کند.
این نرم‌افزار با پوشش کامل نیازهای مدیریت سفارشات خارجی _ از پروفرما تا تحویل کالا _ به شرکت‌های ایرانی کمک می‌کند تا :
✔ هزینه‌ها را شفاف و مدیریت‌پذیر کنند
✔ خطاهای انسانی را کاهش دهند
✔ سرعت عملیات واردات را به‌طور چشمگیر افزایش دهند
✔ و در نهایت، تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تر و سودآورتر داشته باشند.